Optimisation

Définition		L’optimisation est une méthode qui a pour but de donner à une entreprise, le rendement "idéal" en créant pour ce faire les conditions les plus favorables et en tirant le meilleur parti possible de la situation existante.

Finalités	Méthode visant à améliorer un processus ou une partie d’un processus (cf. conduite du changement ) en permettant ainsi de : · simplifier le fonctionnement des services, · réduire les coûts, · fiabiliser les traitements, · dimensionner les services par rapport aux besoins des clients... · Par opposition au Reengineering,, l’optimisation n’a pas pour effet de remettre en cause les processus existants. L’optimisation se situe plus dans une logique d’amélioration des processus, plutôt que dans une logique de rupture et de refonte en profondeur des processus. Il s'agit donc, grâce à cette méthode, de répondre à des problématiques d'amélioration du système de pilotage, de la performance des services, de l'organisation par rapport à une contrainte du type An 2000, ARTT, Euro... · Exemples d'actions d’optimisation : - Améliorer la qualité : réduire les erreurs, améliorer l’accueil, mieux informer.... - Améliorer les délais : réduire les temps de réponse, les temps de circulation des documents... - Améliorer le facteur humain : augmenter la satisfaction et la motivation du personnel, accroître en confort l’environnement de travail, réduire les tensions, développer les compétences..... · Quantité, Qualité, Délais, Productivité, Facteur Humain et Environnement, sont les principaux leviers à actionner pour mener à bien une action d'optimisation.

Mode d’emploi		Deux phases distinctes sont à respecter pour conduire une action d'optimisation : analyser la performance et étudier les conditions de mise en oeuvre de la nouvelle organisation.

		I - Phase d’analyse de la performance Cette phase s'articule principalement autour de 4 actions : 1. Analyser les processus : qui fait quoi dans quels délais ? - recourir à la méthode AROC - élaborer des procédogrammes 2. Evaluer le niveau de performance de l’organisation actuelle d'un service Il s'agit de vérifier l’adéquation entre l'organisation du service, la nature de ses activités, sa mission et les ressources dont il dispose par rapport à son contexte et à ses contraintes (étude de la productivité, du plan de charge, de la polyvalence...) Pour ce faire : - contrôler l’adéquation entre la charge et les ressources. Recourir à une analyse du type Chronostructure - analyser la pertinence des organigrammes - étudier les dysfonctionnements de tout genre auxquels le service est confronté au quotidien - élaborer un tableau de répartition des fonctions - construire une matrice de polyvalence 3. Analyser le fonctionnement hiérarchique du service - décrire l’ensemble des postes existants et analyser la cohérence de leur répartition. 4. Etudier l'efficacité du système de pilotage - vérifier si les outils de management à la disposition des responsables leur permettent de gérer efficacement leurs services en fonction des objectifs qui leurs sont fixés.

	II - Phase d’installation de la nouvelle organisation : Cette phase consiste à mettre en place la nouvelle organisation afin d’atteindre les objectifs d’optimisation. Elle s'articule généralement autour de 5 actions : 1. Définition et conception du nouvel organigramme, 2. Elaboration d’un nouveau tableau de répartition des fonctions et d'une nouvelle matrice de polyvalence, 3. Installation des processus : définition des procédures et cahier des charges, 4. Vérification de l’adéquation Charges /Capacités : Mise en place d’un suivi d’activité, élaboration de tableaux de bord, planification. 5. Elaborer un plan d’actions (qui fait quoi, planning de réalisation)