Tableau de repartition des taches

Définition

Le tableau de repartition des taches est un outil qui permet de représenter et/ou d’améliorer la repartition des taches entre les acteurs dans un domaine ou un processus

 

 

Finalités

·         Clarifier le QUI FAIT QUOI dans un domaine ou dans un processus

·         Structurer l'analyse descriptive et alimenter la critique de la repartition des taches actuelles

·         Vérifier la cohérence entre l'activité principale et la mission d’un service (et la cohérence avec les fiches de poste)

·         Identifier les tâches non effectuées

·         Repérer la dispersion ou la redondance des tâches

·         Repérer les surcharges ou sous charges

·         Guider la construction d'une nouvelle répartition (recherche de solutions)

·         Servir de support à une communication synthétique sur l'activité

 

 

 

Domaine d'application

·         Analyse de l'existant

·         Conception ou restructuration d'un service ou d'un processus (proposition de solutions)

·         Communication

Analyse de l'existant

Critique de l'existant

Diagnostic

Elaboration et choix de solutions

Mise en œuvre

Suivi et ajustement

 

Mode d’emploi

·           Définir le domaine ou le processus analysé

·           Collecter les informations, à partir d'entretiens, d'observations, de feuilles de relevés ou de feuilles d'autopointage...

·           Etablir la liste des tâches

·           Définir les postes ou les personnes participant au processus

·           Collecter les données pendant plusieurs semaines ou faire estimer par les acteurs, le temps passé sur les différentes tâches

·           Construire le tableau de repartition des taches sous formes d’un tableau à double entrée :

-                     En colonnes : les postes ou les acteurs participants au processus

-                     En lignes : les différentes tâches du domaine ou processus analysé

·           A l'intersection des colonnes et lignes, porter les durées de chaque tâche

·           (variante : indiquer à l'intersection, le niveau de responsabilités (ex : E : exécuter, C : coordonner, S : superviser ou la fréquence)

 

 

·           Calculer le nombre d'intervenants et la charge par tâche ainsi que la charge totale par poste/acteur

·           Faire valider le contenu par les acteurs

 

 

Modèle

 

 

 

 

Avantages

·         Vue générale de la repartition des taches et des responsabilités

·         Vue claire des coopérations nécessaires entre les acteurs

 

Inconvénients

·         Décomposition parfois difficile à élaborer

·         Normalisation des processus habituels sans prise en compte des exceptions

·         Vision limitée à un temps donné

 

Outil connexe

·         Tableau de répartition des fonctions : tableau à double entrée similaire au tableau de repartition des taches permettant de représenter les postes, les activités et les fonctions exercées.

 

Bibliographie

·         Améliorer l'organisation administrative - LEMAITRE et MADERS - Editions d'Organisation

·         Organisation et management - PROBST, MERCIER, BRUGGIMANN, RAKOTOBARISON - Editions d’Organisation