Cahier des charges formation

Définition

Le cahier des charges formation est un outil qui permet de mentionner le juste nécessaire pour qu'un prestataire de formation fasse une offre appropriée. Il ne doit être ni trop succinct ni trop détaillé, il laisse la place à la créativité de l’organisme de formation et pas à son imagination.

Finalités

· Permettre l'achat d'actions de formation en tenant compte du contexte et des objectifs du commanditaire · Définir les objectifs de formation globaux et spécifiques · Choisir les organismes de formation appropriés

Domaine d'application

· Fabrication d'un produit formation : dispositif et/ou action(s) de formation

Mode d’emploi

Démarche en 3 étapes : - Recueil de l’information - Réalisation du cahier des charges de formation - Sélection des organismes de formation Etape 1 :Recueil de l’information · Utiliser la technique du questionnaire ou de l'entretien · Recenser l’ensemble des attentes et des besoins de formation · Recenser l’ensemble des acteurs concernés par la formation · Définir le degré de maîtrise des compétences des acteurs concernés (il est conseillé d’aller de 0 à 1) Exemple : -Pas de compétence = 0 -Compétence partielle = 0,5 -Compétence complète = 1 · Déterminer avec chaque futur stagiaire son degré de maîtrise pour chacune des tâches ou activités · Rédiger une note de cadrage

Mode d’emploi (suite)

Etape 2 : Réalisation du cahier des charges · Identifier le commanditaire de la formation · Décrire le projet de formation : contexte, objectifs, résultats attendus Le responsable de formation présent tout au long du processus de formation, reprend la responsabilité de l’action dès que les responsables hiérarchiques concernés par le projet de formation, ont fourni les écarts formalisés entre la situation actuelle et la situation souhaitée. En effet, c’est lui qui est le mieux à même de traduire des besoins bruts de formation en termes d’objectifs à assigner à la formation A chaque type de besoin de formation, il conviendra de faire correspondre les effets attendus dont on souhaite vérifier l’obtention à la fin du processus de formation. Les effets attendus définis précédemment, doivent être traduits en objectifs que l’on souhaite atteindre par l’intermédiaire d’une formation. Ces objectifs sont de plusieurs ordres : -les objectifs spécifiques de la formation qui sont l’expression de l’ensemble des connaissances et des capacités que le formé doit avoir acquis à la fin de la formation. Par exemple, pour une secrétaire bilingue (français-anglais) : -maîtriser l’expression écrite (français et anglais) -savoir utiliser le traitement de texte du service -... -les objectifs globaux de la formation qui expriment quant à eux, le comportement global attendu qui doit être atteint en fin de formation et mis en œuvre dans une situation de travail. En reprenant l’exemple précédent, les objectifs globaux peuvent-être : -Etre capable de traduire un texte français en anglais et réciproquement -Etre capable de le mettre en forme avec le traitement de texte du service suivant modèle standard · Les objectifs globaux correspondent à la finalité recherchée. L’atteinte des objectifs spécifiques doit permettre celle des objectifs globaux. Il faut signaler ici qu’une simple atteinte de l’ensemble des objectifs spécifiques ne garantit pas absolument celle des objectifs globaux En effet, c’est l’interaction de certains objectifs spécifiques qui concourt à l’atteinte d’un objectif global particulier. C’est le formateur qui proposera des méthodes pédagogiques adaptées à chaque situation pour faciliter les interactions des objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques et leurs interactions constituent donc les “moyens” permettant d’atteindre la finalité du processus de formation, c’est-à-dire les objectifs globaux. Ces objectifs spécifiques sont complétés par la notion de niveau, aussi appelés “objectifs pédagogiques”. On distingue généralement quatre niveaux : -NIVEAU 1 : INFORMATION Ce niveau qui est le plus élémentaire permet de connaître l’existence des éléments d’un contenu de formation. La capacité requise se limite à celle de pouvoir nommer ou montrer les divers aspects d’un phénomène, d’un objet, d’une situation, d’une discipline... L’exigence ne dépasse pas celle d’une vulgarisation. -NIVEAU 2 : ACQUISITION D’UN LANGAGE Il s’agit d’une réelle acquisition de concepts, de connaissances théoriques, mais qui ne vont toutefois pas jusqu’au niveau d’une pratique opératoire. C’est le domaine du “savoir“. -NIVEAU 3 : MAITRISE D’UN OUTIL En plus de l’acquisition de connaissances correspondant au niveau 2, le formé devra en maîtriser l’usage. Ce niveau d’objectif vise à former des spécialistes ou des techniciens. C’est le domaine du “savoir-faire” appliqué à un outil. -NIVEAU 4 : MAITRISE METHODOLOGIQUE Ce niveau est nécessaire lorsque l’utilisateur d’un outil donné doit être adapté à des circonstances variables. Ce niveau peut aller jusqu’à l’aptitude à déterminer de nouvelles démarches, de nouveaux outils, de nouveaux domaines d’application. Il englobe de fait tous les autres niveaux. C’est le domaine du “savoir-faire” appliqué à une méthode. · Identifier les exigences du commanditaire de la formation · Choisir les organismes de formation susceptibles de réaliser la formation et destinataires du Cahier des Charges

Mode d’emploi (suite)

Etape 3 : Sélection des organismes de formation · Organiser le retour et le dépouillement des offres · Organiser les rencontres avec les organismes · Utiliser les outils de dépouillements des offres de formation

Conseils

· Il est souhaitable de dérouler la méthode de gestion de projet avant de fabriquer le produit formation. Le cahier des charges deviendra ainsi une formalité

Modèles

· Fiche modèle : cahier des charges · Guide outil : réunion · Guide outil : entretien

Avantages

· Permet de connaître les attentes et les exigences du commanditaire qui met en place une (des) action(s) de formation · Permet de cibler les organismes appropriés et susceptibles de réaliser la formation

Inconvénients

· Repose sur l’objectivité du recueil de l’information · Nécessite souvent au préalable l'écriture d'une note de cadrage

Bibliographie

· MEIGNANT A.- MANAGER LA FORMATION.- Rueil Malmaison : Editions Liaisons, 1997,435 p. La problématique de la politique de la formation dans l'organisation fait l'objet de la 1ère partie de l'ouvrage. La seconde partie est méthodologique : comment analyser les besoins de formation, élaborer un plan de formation, un cahier des charges, gérer et manager administrativement la formation, évaluer et utiliser les résultats. Un chapitre est consacré aux méthodes pédagogiques, à la base de la transmission des savoirs. Dans chaque partie, des questionnaires-tests, des fiches-résumés permettent une lecture active de l'ouvrage. SOYER J. L’ACHAT DE FORMATION.- PARIS : EDITIONS D’ORGANISATION, 2000, 247 p. (Coll."Personnel ANDCP") Cet ouvrage propose des démarches et des outils qui rationalisent l'achat de formation. Il répond concrètement aux questions suivantes : Quelles sont les conditions à respecter au cours des différentes étapes de l'achat depuis le recueil du besoin jusqu'à l'évaluation de la formation ? Quels sont les outils de chacune de ces étapes ? Les annexes viennent renforcer son caractère pratique. Ce livre s'adresse aux Responsables de la Formation, aux DRH et à leurs collaborateurs, aux consultants des organismes de formation. Les managers qui se voient confier certaines phases de l'achat de formation y trouveront également des réponses aux questions engendrées par leurs responsabilités. BELLENGER L, DENNERY M. (Dir)- GUIDE PRATIQUE DE LA FORMATION.- Paris : ESF Editeur, 2000. Ouvrage pratique et évolutif réunissant les informations nécessaires aux professionnels de la formation. Rédigé par un collectif d’experts, il propose 14 modules de base sur la gestion, l’organisation de la formation, les méthodes pédagogiques, l’animation de groupes, le suivi et l’évaluation… Ces modules sont enrichis par plusieurs actualisations annuelles et par des informations accessibles sur un site internet