Diagramme de circulation des documents

 

Définition

Outil de description de la "vie" d'un support d'information (création, transformation, stockage et destruction)

 

 

 

Finalités

·         Représenter la circulation d'un ou plusieurs documents dans le cadre d'un processus donné

·         Visualiser les interventions et relations des différents acteurs

·         Mettre en évidence des aller-retour, des boucles et des complications d'un circuit de document

·         Optimiser un circuit de documents, repérer les opérations superflues et les ruptures

 

 

Domaine d'application

 

 

 

Analyse de l'existant

Critique de l'existant

Diagnostic

Elaboration et choix de solutions

Mise en œuvre

Suivi et ajustement

 

 

Mode d’emploi

·         Recenser la liste complète de tous les services ou acteurs qui interviennent dans le circuit

·         Définir le début et la fin du circuit : l'émetteur initial et le récepteur final

·         Faire la liste des opérations ou tâches du processus

·         Indiquer la légende

·         Constituer un tableau à double entrée : Tâches en ligne et acteurs ou services en colonnes

·         Construire le circuit en utilisant éventuellement la bibliothèque de symboles

Utiliser des couleurs différentes pour représenter plusieurs documents.

 

 

 

Modèle

 

 

Avantages

·         Représentation visuelle de la circulation des documents

·         Mise en évidence des dysfonctionnements facilitant la critique de la circulation des documents

 

 

 

Inconvénients

·         Description très détaillée pouvant gêner la lecture

·         Risques d'occultation des circuits parallèles

·         Difficultés de lecture des symboles pour certaines personnes

 

 

 

Bibliographie

·         Améliorer l'organisation administrative - LEMAITRE et MADERS - Editions d'Organisation