Reunion
Définition
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Outil permettant de rassembler des personnes en vue d'un
objectif. Les Reunions sont de différents types : - Reunion d'information - Reunion de décision - Reunion d'échange : recherche,
créativité... ..... |
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Finalités
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Favoriser l'information, la communication et
l'adhésion ·
Enrichir le travail individuel ·
Initier un mode participatif ·
Produire un travail collectif |
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Domaine
d'application
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Tous domaines |
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Analyse
de l'existant |
Critique
de l'existant |
Diagnostic |
Elaboration
et choix de solutions |
Mise en
œuvre |
Suivi et
ajustement |
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Mode d’emploi
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Toutes les Reunions comportent trois phases : -
Préparation (avant) -
Déroulement (pendant) -
Exploitation (après) ·
Selon le type de Reunion, le déroulement diffère
mais les phases de préparation et de bilan sont similaires et doivent être
respectées. |
Mode d’emploi
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1 -
Préparation : Une Reunion non préparée est une
perte de temps. ·
Cadrage du thème à traiter : ð Le T. O.
P : ð
- Thème de la Reunion : sujet général de la
Reunion ð
- Objectif : but précis à atteindre lors de
la Reunion ð
- Plan : itinéraire à suivre pour atteindre
l'objectif L'animateur doit réfléchir au thème pour en dégager un objectif adapté
à la durée de la Reunion et préparer un plan de déroulement. Prévoir un
contenu de Reunion homogène. Eviter en particulier de mélanger des objectifs
à long terme et à court terme dans une même Reunion. |
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ð Le QQOQC
peut également être utilisé pour la préparation d'une Reunion : - Quoi :
de quoi va t-on parler ? - Qui :
qui anime, qui est présent ? - Où :
où a lieu la Reunion ? - Quand
: à quelle date ? -
Comment : avec quelle méthode, quel matériel, ... -
Pourquoi : quelle est sa finalité, quel résultat veut-on obtenir ?... ·
Constitution du groupe : L'animateur choisit les
participants en fonction de l'objectif de la Reunion, il doit s'assurer de
leur disponibilité et adresser une invitation au minimum 8 jours avant
la Reunion. L'invitation doit permettre à chaque participant de réfléchir sur
le thème en fonction d'un objectif concret à atteindre. L'invitation doit
comprendre les informations suivantes : - le
thème ou l'objet de la Reunion -
l'objectif -
l'ordre du jour - la date, le lieu, les horaires, la durée, les
participants - les personnes en copies de l'invitation L'animateur doit anticiper au
maximum les jeux d'acteurs. ·
Organisation de la logistique : -
Réservation de salle : s'assurer de la taille de la salle par rapport au
nombre de participants -
Réservation de matériels : s'assurer de la disponibilité de tableaux,
rétroprojecteurs, paperboards, feutres... - Supports remis aux participants : prévoir des
exemplaires supplémentaires pour des participants de dernière minute (Expert
par ex.) -
Supports d'animation : doivent être préparés suffisamment à l'avance afin de
parer aux problèmes techniques éventuels de dernière minute -
Disposition de la salle : le demi-cercle ou la table ronde favorise l'échange
... |
Mode d’emploi
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2 -
Déroulement: |
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L'animateur a trois fonctions principales :
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Lors d'une Reunion, il doit : - Se présenter -
Rappeler l'objectif de la Reunion -
S'assurer de l'accord des participants sur l'objectif et la méthode de
travail -
Proposer un plan et une méthode de travail -
Annoncer les règles de fonctionnement -
Désigner un rapporteur qui prend des notes et rédige le compte rendu -
Conduire la discussion en restant concentré sur le sujet à traiter -
Réguler la prise de parole -
Veiller à ce que tout le monde participe -
Reformuler et s'assurer en permanence que tous les participants ont bien
compris - Faire
régulièrement des synthèses partielles qui marquent les étapes de la Reunion -
S'assurer de la gestion du temps (délégation à un "maître du temps"
si possible) -
Synthétiser les décisions prises ou définir un plan d'actions -
Reformuler lentement les points à inscrire au compte rendu -
Conclure la Reunion et remercier les participants Toute Reunion doit donner lieu à des décisions et un plan
d'actions. Selon le type de Reunion, différentes techniques peuvent
être utilisées pour l'animation, ex : pour
les Reunions de créativité : le Métaplan, le remue-méninges,... |
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Mode d’emploi
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3 -
Exploitation: Bilan ("debriefing"
dans la littérature) : Il est important de faire un bilan pour examiner
l'atteinte des objectifs de la Reunion. En cas d'échec, recenser les causes
pour rectifier et envisager la suite à donner. Compte rendu : Il est
indispensable et assure la continuité de l'action. Il établit le lien entre
les différentes Reunions sur le même thème. Il organise la suite des travaux.
Il doit être rédigé le plus rapidement possible après la Reunion et diffusé à
tous les participants (soumis à leur validation éventuelle) Le compte rendu
doit être synthétique et mettre en évidence les points essentiels. Il
récapitule les décisions prises, les dates de leur mise en œuvre et les
responsables des différentes actions. Note : Une Reunion peut donner lieu à
l'élaboration et la diffusion de notes internes |
Modèles
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Invitation |
, le 26 novembre 1998
CHEF DE PROJET
Auteur
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Nature du document : |
Invitation |
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Référence : |
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Objet : |
·
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Documents joints : |
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Participants |
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Participants |
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Copies |
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Vous êtes invité(es) à la Reunion ...
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Objectif de la Reunion |
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Date |
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Horaires de la Reunion |
De H |
à H |
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Lieu de la Reunion |
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Ordre du jour |
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Modèles
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2. Compte-rendu |
CHEF
DE PROJET
Auteur
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Nature du document : |
Compte-rendu |
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Référence : |
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Projet :
Pièce(s) jointes(s) :
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Destinataires participants |
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Destinataires participants |
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Destinataires non participants |
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Destinataires non participants |
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Copies |
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(AE :Absent excusé)
Points abordés :
1.
2.
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Réf ou n° |
Description |
Responsable |
Date de fin prévue |
Etat (*) |
Date de l'état |
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(*)Terminé : T |
En cours : EC |
A faire : AF |
Annulé : AN |
Différé : DF |
PLAN D'ACTIONS
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Réf ou n° |
Description |
Date d’effet |
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Modèles
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3. Note |
, le xx/xx/xx
CHEF
DE PROJET
Auteur
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Nature du document : |
Note |
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Référence : |
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Projet :
Objet :
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Destinataires |
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Destinataires |
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Copies |
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Cette note a pour objet ...
Conseils
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Ne se réunir que sur un objectif clair et précis
fixé à l'avance ·
Ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace ·
Ne réunir que les acteurs concernés ·
Une Reunion doit être préparée ·
La durée optimale se situe entre 45 minutes et 2
heures maximum ·
Eliminer tout contact avec l'extérieur pendant le
temps de la Reunion ·
Etre rigoureux dans le respect des horaires et dans
le centrage sur le sujet ·
Favoriser la participation de tous les acteurs ·
Choisir une méthode de conduite appropriée au type
de Reunion (information, décision, échange) ·
Démasquer les obstacles cachés : antagonismes des
acteurs, sujets délicats, perturbations liées aux horaires, à la durée, à la
méthode, aux objectifs particuliers des participants susceptibles de faire
dévier la Reunion,... ·
Il est préférable que l'animateur et le rapporteur
soient deux personnes différentes |
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Avantages
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Gain de temps ·
Richesse du travail en groupe |
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Inconvénients
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Nécessité d'un travail important de préparation et
de suivi ·
Nécessité d'une expérience de l'animation ·
Risques de perte de temps (Reunions mal gérées ou
trop fréquentes...) |
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Bibliographie
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·
Animation de groupes - Charles MARCO - Chronique
sociale |
