Communication

Définition

Avertissement : Ce document n'est pas une fiche consacrée à la communication à laquelle on pourrait consacrer plusieurs ouvrages. Il s'agit de présenter ici quelques généralités, des fondamentaux de communication et un outil essentiel : le plan de communication. Par ailleurs d'autres éléments concernant la communication ont été insérés dans la plupart des fiches outils et dans le guide méthode d'accompagnement. Généralités : Deux motifs majeurs peuvent être avancés pour développer une démarche de communication sur un projet. ð La communication est un outil privilégié d'accompagnement du changement Dans le cadre de l'accompagnement d'un changement, la communication doit permettre d'entraîner l'adhésion (c'est à dire convaincre, favoriser l'intérêt et la motivation) et l'appropriation des objectifs poursuivis. L'atteinte de ces objectifs nécessite au préalable la mise en place d'une démarche d'analyse du contexte qui implique pour le chef de projet de personnaliser la communication en fonction du comportement prévisible ou constaté des individus face aux objectifs du projet. A ce stade, la capacité d'écoute du chef de projet est essentielle dans la mesure où elle permet de rassurer, d'anticiper, de sensibiliser afin de permettre la prise en compte des attentes et des réactions des individus. Le chef de projet doit tout mettre en oeuvre pour anticiper les réactions de défense et d'opposition des individus face aux orientations du projet, afin de les amener à évoluer dans le sens des objectifs poursuivis. ð La communication est un outil de pilotage La communication permet de piloter, c'est-à-dire : · de manager un projet en offrant à tout moment la transparence indispensable à la prise de décision, à la supervision, à l'information sur l'état d'avancement · de relier l'ensemble des acteurs et d'expliquer (la communication permet ainsi d'éviter l'isolement et d'améliorer par l'échange la richesse et la qualité du produit fini) · de valoriser (les acteurs et les résultats On peut ajouter que la communication est aussi un outil de promotion du projet. Définition : La communication sur le projet résulte d'une démarche structurée et progressive formalisée au sein d'un plan de communication. Le plan de communication est un ensemble cohérent d'actions et de supports de communication permettant d'atteindre au mieux les objectifs du projet mission. Chaque projet dispose d'un plan de communication spécifique. Le plan de communication est construit lors de l'étape "communication" de la phase "Préparer le projet". Si la communication est prévue de façon rigoureuse à partir de cette étape, elle a néanmoins été amorcée dès le début du projet.

Finalités		· Déterminer des cibles de communication · Elaborer des actions de communication adaptées pour permettre l'adhésion et la prise de décision
Domaine d'application		· Le plan de communication est effectué pour tous les projets. Il est mis en oeuvre à l'issue de son élaboration mais il est développé largement lors de l'accompagnement de la réalisation du produit
Conseil		· Actions à inscrire invariablement dans un plan de communication Pour chaque projet le plan de communication spécifie des actions particulières en fonction des acteurs, des événements,... mais les actions suivantes devraient figurer invariablement dans tous les plans de communication .

Phases
Préparer le projet	· Faire valider par le Responsable hiérarchique puis par le commanditaire la note de cadrage
Planifier le projet	· Faire valider le planning détaillé du prévu du projet par le commanditaire
Piloter la réalisation du produit	· Officialiser le démarrage de la réalisation du produit en présentant officiellement aux acteurs et instances du projet, - la mission du chef de projet, son rôle au sein de la structure projet, les objectifs du projet
	ou	- le projet (contexte, objectifs, risques, résultats attendus...), la démarche de réalisation du produit retenue, ses étapes, les livrables associés à chaque étape, la responsabilité et le rôle de chaque acteur impliqué dans le projet, le mode d'organisation du projet, le fonctionnement des structures d'accompagnement sur le projet...(*)
	· Puis, en général il faut opérer de la façon suivante : Communiquer avant, pendant et après chaque étape du processus de réalisation du produit en respectant les principes présentés dans le tableau ci-dessous :
	Avant		Pendant	Après
	Communiquer afin de préparer l'étape		Communiquer auprès des acteurs opérationnels en fonction des aléas rencontrés	Communiquer auprès des instances de décision
	Outils à utiliser - Planning des groupes de travail - Composition des groupes de travail - Objectifs à atteindre - Organisation matérielle de l'étape... · Accentuer la communication - si les enjeux de l'étape sont importants - si des réactions de défense ont été identifiées		Outils à utiliser - Rapport flash - Planning - Tableau de bord - Plan d'actions...	Outils à utiliser - Procès-verbal de validation - Planning - Relevé de décisions - Compte rendu...

Faire le bilan du projet

· Présenter officiellement au commanditaire et aux utilisateurs finaux le livrable final du projet après avoir obtenu la validation du Responsable hiérarchique · Informer les acteurs et instances du projet du départ officiel du chef de projet du projet · Présenter au Responsable hiérarchique le bilan de la mission du chef de projet et le bilan du projet (*) · Présenter officiellement au commanditaire le bilan du projet (*) après avoir obtenu la validation et l'accord du Responsable hiérarchique

(*) les actions de communication portant sur un projet ne sont à réaliser que si le chef de projet dispose d'une vue globale du projet

Avantages		· Facilite la compréhension du projet par tous les acteurs et permet d'en avoir une même représentation · Favorise l'implication et la contribution des acteurs du projet en levant les résistances et les freins existants · Facilite l'acceptation et l'adhésion au changement et le maintien des conditions d'une contribution durable de la part de tous les acteurs · Permet d'être à l'écoute et de tenir compte des réactions du terrain et de l'évolution des forces en présence · Permet de disposer d'une démarche structurée et formalisée garante d'une communication efficace · Permet d'estimer l'investissement nécessaire à la communication
Bibliographie		·