Tableaux de bord et d'activités

Définition

Distinguer et ne pas confondre Tableau de bord C’est un outil de gestion, à la disposition du décideur pour mesurer le degré de réalisation d’un objectif quantifiable et mesurable dans le temps. Tableau d’activité C’est un outil qui permet de : -mesurer une activité passée -percevoir son évolution dans le temps en comparant cette activité avec une période de référence.

	Tableau d’activité	Tableau de bord
Fonction	Donner une image rétrospective des principales activités du système d’information	Montrer l’évolution des différentes actions qui contribuent à la réalisation d’un objectif.
Destinataire	Tout le monde….. et parfois personne	Un décideur et un seul, les autres, pour information
Recherche des indicateurs	Selon leur importance à priori	Par action retenue pour atteindre l’objectif du décideur.
Préalable	Aucun.	Avoir formalisé les objectifs à atteindre et déterminé les plans d’action par l’objectif.
Périodicité de l’information	A chaque mise à jour de l’un des indicateurs	A la date retenue pour suivre les différents objectifs.

Finalités

§ Un tableau de bord aide le décideur à suivre l’avancement d’un ou plusieurs objectifs (ex : maintenir les dépenses médicales à leur niveau de l’année dernière ; accroître de 10 % le nombre de malades traités en hôpital de jour…) en : -mesurant les effets des mesures prises -donnant des signaux d’alerte pour prendre en temps voulu, les mesures correctives qui s’imposent. § Un tableau d’activité a pour finalité de faire connaître une activité mesurable et son évolution dans le temps.

Domaine d'application		Le tableau de bord suppose : -des objectifs -la capacité de décision pour infléchir une situation. Il s’adresse d’avantage à la Direction et au corps médical. Le tableau d’activité correspond d’avantage aux attentes des cadres qui souhaitent des informations sur : -les ressources qu’ils emploient : humaines et économiques -les produits de leur service.
Mode d’emploi		1 – Les principales questions à se poser pour élaborer un tableau de bord : § sélectionner le destinataire : -qui est responsable de l’objectif à atteindre ? -quel est le champ d’action concerné ? § choisir la périodicité : -à quelle périodicité les informations arrivent-elles ? -combien de temps faut-il pour les exploiter ? § sélectionner les indicateurs : -quels sont les indicateurs les plus pertinents ? -quelles sont leurs relations avec l’ensemble des objectifs ? -sont-ils classés par ordre d’importance ? § choisir la représentation graphique : -de quel historique dispose-t-on ? -faut-il des chiffres, des comtes, des histogrammes… ? -dispose-t-on des logiciels nécessaires ? § déterminer les objectifs : -sont-ils réalisables ? -sont-ils quantifiables et mesurables ? -dans quels délais peuvent-ils être atteints ? § élaborer un plan d’action : -quelles actions mettre en œuvre ? -peut-on les mesurer ? 2 – Les principales questions à se poser pour élaborer un tableau d’activité § Sélectionner le destinataire : -quels cadres sont concernés ? -quel intérêt pour eux ? -quel intérêt pour l’institution ? § Sélectionner les indicateurs -quelle information intéresse le cadre ? -quelle information devrait intéresser ? -de quels indicateurs fiables dispose-t-on ? § Déterminer la périodicité -quelle est la durée significative de l’écart entre 2 informations ? -selon quelle périodicité dispose-t-on de l’information ? -quelle est la périodicité idéale (ni trop longue ni trop courte) pour le récepteur ? § Choisir la représentation graphique -quelle est la représentation la plus attractive et la plus compréhensible ? -quel historique faut-il représenter ?
Avantages		§ associer le cadre à la gestion de l’établissement § lui fixer des objectifs § lui donner les informations directement liées à son activité § reconnaître sa place dans l’institution
Inconvénients		§ trop d’information § une information pas fiable
Bibliographie